GIAO TIẾP QUA EMAIL - ĐỪNG TỰ ĐÁNH MẤT CƠ HỘI

Leave a Comment
Sau khi đã hoàn thiện được bản CV cá nhân của mình, bạn vẫn cần một bước nữa để tiếp cận với nhà tuyển dụng, đó chính là việc gửi email hồ sơ ứng tuyển. Gửi email thì có gì mà phải học? Có thể nhiều bạn sẽ chẳng bao giờ mắc phải những lỗi được cho là ngớ ngẩn này. Nhưng tôi cũng không nhớ rõ đã bao nhiêu lần đọc được những bài viết phàn nàn, những status nhắc nhở mọi người về việc giao tiếp email hiện nay. Không chỉ trong lĩnh vực tuyển dụng mà còn trong giao tiếp cơ bản.

1. TIÊU ĐỀ

Mục đích của việc đặt tiêu đề thư nhằm giúp người nhận nắm được chủ đề nội dung của bức thư hay phân loại tầm quan trọng của bức thư, nhất là trong quá trình tuyển dụng. Bạn cứ đặt mình vào vị trí một nhân viên quản trị nhân sự đang ngồi lọc hồ sơ, các hồ sơ được nộp với tiêu đề kiểu "HO SO, Em xin gui anh chi, Xin Ung tuyen cty xx"...sẽ không đem lại bất cứ thông tin hữu ích gì cho người nhận.


Một số công ty viết rõ các quy định về tiêu đề thư ngay tại thông tin tuyển dụng để giúp ứng viên loại bỏ lỗi này, tất nhiên những bạn nào không đọc cẩn thận làm theo hướng dẫn chắc chắn sẽ bị loại. Một công ty có thể tuyển rất nhiều vị trí, mỗi vị trí còn có rất nhiều ứng viên nên việc đặt tên tiêu đề thư theo mẫu sẽ giúp quá trình sàng lọc và tìm kiếm các hồ sơ trở nên tiện lợi. Ví dụ: "Ứng tuyển nhân viên Phát triển SP_Họ và tên" hay "Hồ sơ ứng tuyển_Mã công việc_Họ và tên". Nếu như không có quy định rõ ràng, một gợi ý cho các bạn nên sử dụng làm tiêu đề thư: "ỨNG TUYỂN *TÊN VỊ TRÍ*_HỌ VÀ TÊN"





2. NỘI DUNG

Cho dù là thư điện tử hay thư giấy thì một nội dung đầy đủ phải bao gồm các phần chào hỏi, nội dung muốn truyền tải và phần kết thúc/cảm ơn. Đừng bao giờ nghĩ viết một cái mail chỉ quăng cái CV của bạn vào rồi bắt người ta đọc. Hãy thử so sánh email bạn thường gửi với trường hợp sau:


Dù CV của bạn có hay đến mấy mà nhà tuyển dụng không xem thì bạn cũng chẳng có cơ hội nào cả. Đây chỉ là một hành động rất nhỏ nhưng lại rất quan trọng. Bạn sẽ rất muốn thể hiện những khả năng của mình trong vòng phỏng vấn, vì thế đừng tự đánh rớt mình ngay tại vòng hồ sơ.

3. TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM

Khi đính kèm tệp (attach file) thì bạn cần phải chú ý những gì? Đầu tiên là định dạng tệp. Bạn phải sử dụng những định dạng phổ biến như .doc, .pdf đối với tệp văn bản; .jpeg đối với tệp hình ảnh hay link đã upload lên mạng với các video. Mục đích nhằm đảm bảo nhà tuyển dụng sẽ mở được tài liệu bạn gửi. Một số bạn còn cẩn thận chuyển các file word từ .docx về .doc do một số công ty vẫn sử dụng phần mềm Office cũ.


Ngoài ra khi đính kèm tài liệu cần chú ý tới dung lượng tệp, hạn chế tối đa dung lượng các tài liệu của bạn đến khả năng có thể. Bạn cũng nên đặt tiêu đề tệp một cách khoa học và có kèm tên của bạn. Một hồ sơ gọn nhẹ, trình bày cẩn thận và đẹp mắt đã thể hiện rõ ràng bạn là người thành thạo máy tính và tin học văn phòng. Một điểm cộng lớn cho bạn tại vòng hồ sơ.

4. CHỮ KÝ

Nếu bạn để ý thì hầu hết mọi người khi làm việc tại các công ty đều sử dụng chữ ký trong email như một phần kết không thể thiếu của mỗi bức thư. Nếu bạn chưa biết sử dụng chức năng này, hãy tập làm quen với nó để thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Các đối tác hay bạn bè cũng có thể dễ dàng liên lạc với bạn nhờ phần chữ ký này.


Đối với Gmail, bạn chọn hình bánh răng ở bên phía trên góc phải, chọn "Cài đặt". Trong Tab "Chung", bạn kéo xuống phần "Chứ ký" và tick vào "thêm chữ ký ở cuối tất cả các thư đi". Nội dung phần chữ ký thì bạn chỉ việc điền vào ô trống hoặc copy mẫu của người khác rồi sửa lại theo ý mình. Sau đó bấm "Lưu thay đổi". Từ giờ khi viết bất kỳ một thư mới nào phần chữ ký sẽ tự động hiển thị ngay tại phần soạn thảo.

5. THƯ CẢM ƠN

Cảm ơn là một động từ mà có vẻ nhiều người Việt Nam không thích dùng. Một bức thư cảm ơn chân thành chắc chắn sẽ tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng, thậm chí có thể mở ra cho bạn những cơ hội mới (bản thân mình đã từng nhận được thêm nhiều cơ hội quý giá chỉ nhờ vào bức thư cảm ơn).


Cảm ơn khi trúng tuyển vòng 1, cảm ơn sau khi phỏng vấn, cảm ơn khi nhận được kết quả... Nhất là đối với các công ty nước ngoài, đôi khi một quyết định lựa chọn nhân sự chỉ cách nhau một bức thư cảm ơn.


Chúc các bạn thành công!

Xem thêm 2 bài viết khác cùng chủ đề tuyển dụng:
HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT CV CÁ NHÂN - VỪA ĐỦ HAY HOÀN HẢO?
4 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI ĐI PHỎNG VẤN